تیم نمایشگاه

منابع انسانی که در غرفه قرار می گیرند، باید در در گروه های زیر توانمندی داشته باشند. بسته به بزرگی غرفه، تعداد افراد مشخص می گردد. برای غرفه های کوچکتر انتخاب افرادی که توانمندی گروه های بیشتری را دارند از اهمیت بالایی برخوردار است.
 
رهبران: مسئول غرفه و رهبر یا رهبران که به کل سازمان و کل فعالیت اشراف دارند. مدیران عامل، مدیران بازاریابی و ... در این گروه قرار می گیرند. وظیفه این گروه نظارت و مدیریت کلیه فرایند ها در غرفه و برقراری جلسات با مهمانان بلند پایه است.

•        مدیر غرفه باید از آراستگی و ظاهری مناسب برخوردار بوده تا قدرت جلب مشتری و بازدید کننده را داشته باشد.
•        توان علمی و اطلاعات تخصصی مناسب داشته باشد.
•        تجربه برگزاری و اداره غرفه در نمایشگاههای مختلف را داشته باشد.
•        دارای قدرت رهبری بوده و بتواند تصمیماتی مناسب در زمان های کوتاه اتخاذ کند.
•        مدیر غرفه باید حس مسئولیت پذیری کامل داشته باشد.
•        قدرت تحمل ساعت ها کار در روز حداقل به مدت یک هفته یا بیشتر را داشته باشد.
•        حافظه قوی در شناسایی افراد و مشتریان داشته باشد.
•        یک مدیر غرفه موفق باید دارای شکیبایی و تدبیر و حوصله کافی بوده و برخوردی مناسب و شایسته با مراجعه کنندگان به غرفه را داشته باشد.
•        آشنا با آداب و معاشرت و اصول مراسم رسمی، ملاقات با هیئت های بلند پایه بوده و تسلط به زبان انگلیسی در حد مکالمه را داشته باشد.
•        مدیر غرفه باید وقت شناس و با قدرت مدیریت زمان باشد تا در حین برگزاری وقت خود را به برخی از مخاطبین نسپرده و از سایرین باز ماند.
•        مدیر غرفه هرگز نباید به مراجعه کنندگان و بینندگان در نمایشگاه بی اعتنایی کند.
•        او نباید اجازه دهد که کارکنان غرفه به امور شخصی مشغول شده و سرگرم صحبت های بیهوده در غرفه شده و یا از نظر بینندگان و مراجعه کنندگان مخفی شوند.
 
2-    مسئولین فنی: این افراد بصورت فنی اطلاع کامل از مشخصات فنی، نحوه فعالیت، فرایند تولید و زیر و بم محصول شما دارند. معمولا این افراد در میزهای CIP آماده ارائه اطلاعات فنی به مشتریان هستند. این گروه در حین نمایشگاه باید رقبا را نیز مد نظر داشته و از مزایای رقابتی ایشان، قیمت، استراتژی ها و ... اطلاع یابند.
 
 
3-    روابط عمومی : همانگونه که از نام این گروه مشخص است، این افراد در ورودی های غرفه و کانتر های اطلاع رسانی حضور دارند و به برقراری ارتباط با مخاطبین می پردازند.
•        این افراد باید نسبت به محصول اطلاع کافی داشته باشند و همچنین توان تمیز مشتریان از غیر مشتریان را داشته باشند تا وقت خود را صرف افراد غیر مرتبط نکنند.
•        در صورت نیاز این افراد مشتریان را به مسئولین فنی هدایت می کنند.
•        همه کارکنان غرفه علی الخصوص مسئولین روابط عمومی در طول برپایی نمایشگاه باید خود را مشتاق و علاقمند به ارتباط با مراجعه کنندگان نشان دهند و تا آنجا که دانش و اطلاعات اجازه می دهد به بحث با مراجعه کنندگان ادامه دهند.
•        برای این مسئولیت خانم ها مناسب ترند.
•        در برخی موارد اتفاق می افتد که شرکت جهت تامین نیروی مورد نیاز در نمایشگاه در این قسمت از نیروی روزمزد خارج از شرکت استفاده می نماید. در نظر داشته باشید در اینصورت باید حتما قبل از نمایشگاه آموزش لازم جهت اطلاعات فنی محصول، اصطلاحات فنی، استراتژی های شرکت، روش برخورد با مشتری، احترام و غیره ارائه گردد.
 
4-    مسئولین پذیرایی: این افراد جهت پذیرایی از مهمانان غرفه آماده به خدمتند. با ورود مهمان پذیرایی شروع شده و بلافاصله پس از خروج مهمان نظافت جهت مهمان بعدی صورت می پذیرد. در برخورد با بازدید کنندگان موارد ذیل را حتما مد نظر داشته باشید:
•        علت بازدید را از بازدید کننده جویا شوید تا وقت شما از دست نرود.
•        نام شرکت یا موسسه و سمت بازدید کننده را جویا شوید تا از بزرگی کسب و کار و اندازه تاثیرگذاری شخص با خبر شوید.
•        کالای مورد نیاز را جویا شوید تا به مسئول فنی مربوطه ارجاع شود.
•        توان و اندازه خرید را جویا شوید.
 
شکل ظاهری افراد داخل غرفه بسیار مهم است. هم آقایان و هم خانم ها باید تیپ رسمی داشته باشند. بسته به بودجه اختصاص داده شده به نمایشگاه اگر بشود لباس متحدالشکل برای اعضای تیم در نظر گرفته شود، بسیار مناسب است.
لباس پوشیدن خیلی مهم است. مخاطبین شما را به راحتی از روی لباستان قضاوت می کنند. قضاوت اولیه خیلی سخت تغییر می کند و مستلزم صرف زمان زیادی است.
 
در مورد آقایان رعایت موارد زیر ضروری است:
1-    کت و شلوار رسمی بپوشند. کت وشلوار با رنگ مشکی یا سرمه ای تیره رسمی است وسایر رنگها رسمیت ندارد.
2-    پیراهن با رنگهای روشن بپوشند. رنگ سفید رسمیت بیشتری دارد.
3-    اصلاح سر و صورت خود را بصورت کاملا عادی انجام دهند. موی بلند یا مدل موی خاص یا اصلاح صورت با مدل غیر متداول چهره شما را غیر رسمی می کند.
4-    از کفشهای رسمی و راحت به رنگ سیاه استفاده کنند.
5-    همیشه لبخند به لب داشته باشند. چهره بشاش در جذب مشتری بسیار موثر است.
مواردی که خانم ها باید در نظر داشته باشند به شرح زیر است:
1-    آراستگی ظاهر در جذب مشتری موثر است.
2-    لباس رسمی جهت حضور در نمایشگاه، مانتو مشکی یا سرمه ای تیره و مقنعه است.
3-    اضافه نمودن یک یونیفورم با رنگ متفاوت مانند شال، دستمال و ... به جذابیت می افزاید.
4-    با وجود اینکه آرایش زیاد موجب جذابیت ابتدایی بیشتر برای مخاطبین می باشد، اما در نظر داشته باشید، مشتریان علاقه ای به برقراری ارتباط کاری با اینچنین افراد نشان نمی دهند.
 آراستگی ساده در این نوع نمایشگاه بیشتر مقبولیت دارد