قبل از نمایشگاه

جهت حضور در نمایشگاه باید فعالیتهایی را از قبل انجام دهید. برخی از این فعالیتها عبارتند از:
1-    اطلاع از مخاطبین و بازدید کنندگان نمایشگاه: تشکیل پایگاه داده مخاطبین و بازدید کنندگان با آدرس آنها جهت برقراری ارتباط و اندازه گیری اقبال عمومی از نمایشگاه لازم است.
2-    ارسال دعوتنامه برای مشتریان: برای مشتریان و مخاطبینی که مد نظر دارید از غرفه شما بازدید کنند، دعوتنامه ارسال نمایید.
3-    تماس با مشتریان و دعوت تلفنی: پس از ارسال دعوتنامه به آن بسنده ننموده و مشتریان مهم را بصورت تلفنی به بازدید از نمایشگاه دعوت کنید. در مورد نمایشگاه شهر ایده آل شما می توانید میزبان برخی از مشتریان خاص خود شوید.
4-    دعوت از مقامات: از مسئولین و مقاماتی که به نوعی با صنعت شما مرتبط بوده یا ارتباط مستقیم دارید، جهت بازدید از غرفه با هر وسیله ممکن اعم از نامه، تلفن و ... دعوت بعمل آورید.
5-    اطلاع از رقبای حاضر در نمایشگاه: با اطلاع از رقبای حاضر در نمایشگاه استراتژی های شما جهت فعالیت نمایشگاهی مشخص تر می گردد.
6-    برگزاری جلسات هم اندیشی: تیم نمایشگاهی را در تدوین استراتژی نمایشگاه سهیم کنید. جلساتی جهت هم اندیشی بصورت دوره ای و مدون تشکلی دهید و اعضای حاضر در غرفه را به تفکر راجع به نحوه تعامل و حضور در نمایشگاه ترغیب کنید.
7-    برنامه ریزی جهت حضور موثر در کتاب نمایشگاه: از تعرفه های کتاب نمایشگاه اطلاع پیدا کنید. محلی مناسب در کتاب نمایشگاه در نظر بگیرید. طراحی مناسبی انجام داده و در کتاب نمایشگاه تبلیغ کنید.
8-    بررسی نقاط قوت و نقاط ضعف رقبا: مشتریانی که در نمایشگاه حضور می یابند بین شما و رقبای حاضر انتخاب خواهند نمود. از نقاط قوت و ضعف رقبای حاضر در نمایشگاه آگاه شوید.
9-    بیمه: کارکنان و کالای خود را در نمایشگاه بیمه کنید تا در صورت بروز خطرات احتمالی در حمل و زمان نمایشگاه مخاطرات مالی نداشته باشید.
10-  تدوین برنامه های خاص فروش نمایشگاهی: جهت مشارکت در نمایشگاه بهتر است از ترفیع (promotion) استفاده کنید. این امر به افزایش فروش در زمان نمایشگاه کمک می کند.
11-  دسته بندی مخاطبین نمایشگاه: مخاطبین نمایشگاه را بررسی و دسته بندی کنید و جهت مخاطبین مهم هدایایی را بسته به اهمیت ایشان در نظر بگیرید تا در زمان بازدید از غرفه به ایشان ارائه نمایید.
12-  تبلیغ و اطلاع رسانی خبری: مخاطبین خود را از حضور خود در نمایشگاه آگاه سازید. از سایتهای خبری، روزنامه ها، اطلاع رسانی مستقیم، تبلیغ تلویزیونی و رادیویی استفاده کنید.
13-  اطلاع از محل نمایشگاه: قبل از برگزاری نمایشگاه به محل نمایشگاه رفته و نحوه دسترسی، محل های تبلیغ، جهت جریان عبور و مرور افراد، موقعیت غرفه و ... را مورد بررسی قرار دهید
نصب و چیدمان غرفه قبل از شروع نمایشگاه: توجه داشته باشید، که در افتتاح نمایشگاه معمولا مقامات و مسئولین عالی رتبه از نمایشگاه بازدید می کنند. غرفه سازی، غرفه آرایی و ... پس از افتتاح نمایشگاه بسیار از لحاظ اعتبار برای شرکت موجب چالش بوده و چه بسا کل هزینه مشارکت در نمایشگاه را از بین ببرد.