هنگام نمایشگاه

1-    مهمترین وظیفه شما در غرفه تبدیل توجه مخاطبین به تصمیم است. به این نکته توجه ویژه داشته باشید.
2-    کلیه کارکنان غرفه باید نسبت به مشخصات فنی محصول و خدمات ، اطلاعات کامل داشته باشند.
3-    باید از محصول و نقاط قوت و ضعف رقبا علی الخصوص رقبای مشارکت کننده در نمایشگاه اطلاع کافی داشته باشند.
4-    با کلیه بازدید کنندگان برخورد نیکو و محترم داشته باشند.
5-    مکالمات و مذاکرات با مشتریان و بازدید کنندگان را ضبط کنید.
6-    مذاکرات کارکنان غرفه با بازدیدکنندگان همواره یادداشت شده است و در فرصتهای مناسب موردبررسی و تحلیل قرار گرفته می‌شود.
7-    بصورت مداوم در غرفه حضور داشته باشید. تحت هیچ شرایطی غرفه خالی نماند.
8-    مذاکرات و مباحثات را پیرامون کالاهای عرضه شده به نحوی انجام دهیدکه بازدیدکنندگان برای شناخت آن کالاها، کنجکاو و علاقمند شوند.
9-    نظافت غرفه در تمام مدت کار نمایشگاه بطور کامل رعایت می‌‌شود.
10-  کالاهای نمایشی بطور صحیح و سالم تا پایان نمایشگاه نگهداری می‌شود
11-  کلیه تسهیلات فنی در غرفه و ساعات کار بطور کامل رعایت می‌‌شود.
12-  جو و فضای غرفه در طول برگزاری نمایشگاه، کاملاً دوستانه و توأم با آرامش است.
13-  در نخستین گام، بازدیدکنندگان را تشویق به مکث کردن در برابر غرفه و کالاهای آن کنید.
14-  حالت خوش‌آمدگویی به خود بگیرید.
15-  وانمود نکنید که شغل اصلی شما، این نیست.
16-  حالت ایستادن شما، بیش از آنچه فکر می‌کنید در مردم تأثیر می‌گذارد.
17-  چهره عبوس به خود نگیرید.
18-  هرگز در لبه مدخل غرفه نایستید.
19-  برای آغاز سخن با بازدیدکنندگان از جمله ”چه فرمایشی دارید“ استفاده نکنید. بهتر است با جملات زیر شروع کنید:
          ”آخرین پدیده صنعتی ما را دیده‌اید؟“
          ”شما در زمینه ... فعالیت دارید؟“
          ”تاکنون از شرکت ما کالایی خریده‌اید؟“
20-   سعی کنید، بازدیدکننده را وادار به سخن گفتن نمایید و خود شنونده باشید.
21-  بلافاصله، وارد بحثهای فنی نشوید. ممکن است خود را گرفتار سئوال‌ پیچ شدن کنید.
22-  در لحظات اولیه، سعی کنید هویت بازدیدکننده را بشناسید تا در سطح او صحبت کنید و یا او را به متخصص غرفه معرفی نمایید.
23-  به تناسب موضوع از حرکات دست و صورت برای انتقال بهتر پیام، استفاده کنید.
24-  از افراط و تفریط در بیان و عمل بپرهیزید.
25-  اگر شما مواظب دیگران نیستید؛ ممکن است دیگران شما را زیرنظر داشته باشند. پس اعمال شما از قضاوت سایرین در امان نخواهد بود.
26-  غرفه را مکان خصوصی خود ندانید.
27-  خود را بی‌علاقه و بیکار نشانه ندهید.
28-  قامت راست داشته باشید.
29-  به هیچ وجه سیگار نکشید.
30-  از جویدن آدامس اجتناب کنید.
31-  کتاب یا روزنامه نخوانید.
32-  مکالمات غیر ضروری نداشته باشید.
33-  از مشغولیت با موبایل و تبلت و لپ تاپ بپرهیزید.
34-  از ادکلن تند استفاده نکنید زیرا ممکن است مخاطب شما به ادکلن حساسیت داشته باشد و او را از دست بدهید.
 
یکی از مواردی که باید در برگزاری نمایشگاه به آن توجه شود، مستند سازی کلیه فرایند های مشارکت در نمایشگاه است. با مستند سازی  شما می توانید نقاط ضعف خود در یک نمایشگاه را مرتفع ساخته و در نمایشگاه های آتی با توان بیشتری مشارکت نمایید. مستند سازی بر دو قسم است. یکی مستندات اطلاعاتی مانند فرمهای ثبت اطلاعات، فرم های اندازه گیری عملکرد و ... و قسم دوم مستندات تصویری مانند عکس و فیلم است. در نظر داشته باشید که برای بهره برداری بهتر لازم است شما از قسمت های مختلف نمایشگاه مستندات تصویری داشته باشید تا علاوه بر استفاده تبلیغاتی، جهت رفع مشکلات پیشین با مستندات تصویری اقدام نمایید.

قسمت هایی که جهت عکسبرداری باید به آنها توجه کنید عبارتند از:
 
1-    غرفه: از غرفه خود در تمام زوایا و از تمام قسمت ها عکس تهیه کنید.
2-    مخاطبین: از کلیه مخاطبین غرفه عکس تهیه کنید. علی الخصوص از بازدید مقامات ، زمان شلوغی غرفه، مهمانان VIP و مسئولین فنی عکس تهیه کنید.
3-    رقبا: از غرفه رقبای خود در صورت رضایتشان عکس تهیه کنید. این موضوع جهت شناخت مضایای رقابتی موثر است.
4-    تبلیغات: در صورتی که تبلیغاتی در نمایشگاه انجام داده اید از آن عکسبرداری کنید. از تبلیغات عمومی نمایشگاه نیز عکسبرداری نمایید.